Functioneel Beheerder Zaaksysteem

Informatievoorziening Je komt in dienst via payrollorganisatie 18K, gebaseerd op een tijdelijk contract van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.

Apply now

Company information

De Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Tilburg is met 217.000 inwoners een stad van formaat. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

Gemeente Tilburg biedt jou een inspirerende en dynamische werkomgeving. Wij zijn een flinke organisatie van circa 1900 professionals. Om in deze organisatie te werken, vragen we van onze medewerkers lef en passie, en uiteraard liefde voor de stad. Hoe gaaf zou het zijn, als jij samen met ons onderdeel gaat uitmaken van deze mooie organisatie en samen met ons onze doelstellingen gaat halen!

De afdeling
Voor de afdeling Informatievoorziening is het verzamelen van gegevens en deze beschikbaar stellen aan anderen de belangrijkste taak. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. De afdeling verzamelt gegevens, maar bewerkt deze zodanig dat ze waardevol en bruikbaar zijn voor de andere afdelingen binnen de gemeente én voor externe partners. Ze worden geanalyseerd, geïnterpreteerd, verrijkt en actief verspreid. De afnemers van de informatie moeten ervan op aan kunnen dat de gegevens betrouwbaar, compleet én ook gemakkelijk vindbaar zijn. Ook helpt de afdeling met het onderhoud en beheer van een aantal informatiesystemen. En ze verzorgt onder andere de post, het archief. De afdeling heeft bovendien een incassobureau. De afdeling Informatievoorziening bestaat uit het de teams Basisregistraties, GEO informatie, Informatie en Kenniscentrum, Terugvordering, uitkeringen en BBZ en Incassobureau, en als laatste team DIV.

Team DIV
Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) valt onder het cluster Financiën en Administratieve Ondersteuning en is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van informatie aan collega's van de gemeente, maar indirect ook aan burgers van de stad. Bijna alle gegevens zijn digitaal opgeslagen in het gemeentebrede DocumentManagementSystem, maar er is ook nog een papieren archief. Er zijn wettelijke regels rond het beheren van archieven, en DIV zorgt dat daar aan wordt voldaan. Vanzelfsprekend zijn de documenten gemakkelijk en snel terug te vinden. De medewerkers zijn er ook verantwoordelijk voor dat de gemeente voldoet aan de eisen van de Archiefwet: de verantwoordings- en bewijsplicht én het borgen van informatie voor historisch onderzoek.

Function description

Informatie delen, bewerken, bewaren en ontsluiten verloopt via digitaal georiënteerde toepassingen en applicaties. Tijd- en plaats onafhankelijk werken wordt steeds belangrijker. Deze ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor het beheer en de toegang tot informatie. Om dit proces te begeleiden zijn wij op zoek naar een Functioneel Beheerder die zowel ‘de taal’ van de techniek als van de gebruikers kan spreken.

Verantwoordelijkheden Functioneel Beheerder Zaaksystemen:

  • Je bent verantwoordelijk voor het functioneel beheer van het zaaksysteem;
  • Je begeleidt de implementatie van nieuwe zaaktypen;
  • Je voert regie op kwaliteit van inrichting en gebruik van het zaaksysteem;
  • Je coördineert het key-users gebruikersoverleg;
  • Je werkt mee aan het tot stand brengen van koppelingen met andere applicaties;
  • Je begeleidt de Front office medewerkers als aanspreekpunt voor gebruikers van het zaaksysteem;
  • Je coördineert /faciliteert gebruikersondersteuning voor het gebruik van het zaaksysteem en zorgt dat instructies en handleidingen up-to-date zijn en blijven;
  • Je inventariseert functionele gebruikerswensen voor verschillende processen en vertaalt dit richting de ICT-afdeling en leverancier;
  • In samenwerking met collega applicatiebeheerders, de frontoffice medewerkers en de gebruikersorganisatie pak je werkzaamheden op;
  • Verstrekt informatie over wetten, regelingen en procedures met betrekking tot de digitale informatievoorziening.

We zijn op zoek naar iemand die zicht thuis voelt in een dynamisch omgeving waarbij de voortdurende veranderingen van de klantprocessen een vast gegeven is. Veranderen de omstandigheden? Dan zoek je snel een nieuwe route om het juiste resultaat te behalen. Daarbij kijk je altijd vooruit en om je heen, naar relevante, nieuwe ontwikkelingen die je mee kunt nemen.

Function Requirements

Werk en denkniveau: HBO
Afgeronde opleiding: relevante vakopleidingen of traininingen
Kennis van:

  • Ervaring met DMS- of zaaksystemen;
  • 3 jaar ervaring als functioneel beheerder van een zaaksysteem binnen een gemeentelijke instelling; 
  • Het begrip 'zaakgericht werken' is jou bekend en je bent in staat om hier over te adviseren;
  • Inhoudelijke kennis van document- en recordmanagementsystemen;
  • Ruime werk- of projectervaring binnen de ICT en Informatievoorziening.

Competenties:
  • Resultaatgericht
  • Samenwerken
  • Klantgerichtheid
  • Initiatief
  • Mondeling vaardig en presentatie vaardig
  • Vernieuwingskracht
  • Organisatiesensitiviteit

Job conditions

Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 10 (aanloopschaal 9). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 2591,- en maximaal € 4225,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband.

  • Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is maximaal 36 uur.
  • Je komt in dienst via payrollorganisatie 18K, gebaseerd op een tijdelijk contract van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
  • Reis je met openbaarvervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.

Onderzoek werving en selectie
Op dit moment lopen er meerdere onderzoeken om ons wervings- en selectieproces te verbeteren. In dit kader kunt u benaderd worden voor het invullen van een vragenlijst. Deelname is op vrijwillige basis.

Contact information

Solliciteer via de onderstaande button. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Jolanda Polkamp, teammanager, telefoon 013 - 542 8309. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: INF19-08e.

Apply now